(dále jen „Zásady“)

I.         Úvodní ustanovení

1. Tyto Zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR). Cílem těchto Zásad je poskytnout Účastníkům základní informace ohledně zpracování osobních údajů.

2. Pro potřeby těchto Zásad se rozumí:

a) Správcem osobních údajů je YFU CZ, z.s. IČ 270 31 462 se sídlem Fastrova 256/24, 162 00 Praha 6, e-mail: info(@)yfu.cz.

b) Účastníkem je fyzická osoba (zájemce o jakýkoli program či projekt, stávající spolupracovník atp.), která poskytne YFU vyplněný registrační formulář nebo jiným způsobem vyjádří svůj jednoznačný zájem o jakoukoli spolupráci s YFU.

c) Osobní údaje zahrnují: jméno, příjmení, titul, trvalý pobyt/místo podnikání, datum narození, rodné číslo, číslo bankovního účtu, údaje z předložených dokladů,  telefonní a e-mailové spojení, informace o zdravotním stavu,  údaje o rodině včetně údajů spadajících do zvláštní kategorie osobních údajů.

d) Správce Osobních údajů tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování Osobních údajů, včetně rozsahu práv Účastníka souvisejících se zpracováním Osobních údajů.

3. YFU je vzdělávací organizace a za tímto účelem provozuje web yfu.cz, jehož součástí jsou i přihlašovací formuláře. V rámci této služby jsou zpracovávány Osobní údaje:

a) v rozsahu v jakém byly poskytnuty v souvislosti s nabídkou/poptávkou programů, projektů a jiných aktivit či služeb YFU, resp. v rámci jednání o uzavření smlouvy s YFU, jakož i v souvislosti s uzavřenou smlouvou; a

b) za účelem/účely uvedenými níže.

YFU dále zpracovává Osobní údaje Účastníků také v souvislosti s marketingem YFU (např. rozesílání občasného newsletteru). Za účelem marketingu nebudou Osobní údaje předávány žádným třetím stranám.

4. YFU je správcem Osobních údajů. Osobní údaje nejsou zpracovávány žádným jiným subjektem. Ke zpracovávaným Osobním údajům bude mít přístup pouze správce není-li to podmíněno plněním smlouvy (např. zajišťování letenek, ubytování, sjednávání pojištění atp.).

II.         Účel zpracování Osobních údajů

1. YFU CZ, z.s. zpracovává Osobní údaje pro následující účely:

a) zajištění uzavření a následného plnění smluvního nebo jiného závazku mezi YFU a Účastníkem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a YFU tak musí zpracovávat Osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);

b) k marketingovým účelům, aby YFU co nejlépe přizpůsobilo nabídku programů a služeb a informací ohledně nich Účastníkovým potřebám, pro tento účel zpracování správce získává Účastníkův jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR;

c) k ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterým je řádné a včasné plnění dohodnutého smluvního závazku mezi YFU a Účastníkem, plnění zákonných povinností, které YFU ze smluvního vztahu mezi ním a Účastníkem vyplývají, ochrana reputace YFU jako správce webu a ochrana majetkových zájmů YFU pro případné soudní spory.

III.         Ochrana Osobních údajů a informace o zpracování.

1. Na Účastníky, se vztahuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a další příslušné právní předpisy.
2. Účastník bere na vědomí, že odesláním vyplněného registračního formuláře, či jiným způsobem vyjádřeným souhlasem, započne zpracovávání Osobních údajů YFU.
3. Pokud Účastník neposkytne své Osobní údaje není možné uzavřít smlouvu s YFU a/nebo mu poskytnout služby z ní vyplývající. Osobní údaje jsou v této souvislosti nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby či produktu YFU.
4. Poskytování Osobních údajů YFU je obecně smluvní a zákonný požadavek. Ohledně poskytování Osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od Účastníka vyžadován souhlas. Pokud Účastník neudělí YFU souhlas ke zpracování Osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by YFU v důsledku toho odmítnul poskytovat své služby.
5. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu jednání o uzavření smlouvy mezi YFU a Účastníkem, a to za účelem uzavření smlouvy, jakož i po dobu trvání smluvního vztahu či po dobu stanovenou v souhlasu.
6. V případě uzavření smlouvy dle Všeobecných podmínek a Prohlášení rodičů a studenta YFU budou Osobní údaje zpracovávány a uchovávány po nezbytně dlouhou dobu pro případ vzniku sporu týkajícího se vztahu mezi YFU a Účastníkem, a to za účelem ochrany oprávněných zájmů YFU.
7. Za účelem plnění zákonné povinnosti archivace účetních dokladů na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů budou Osobní údaje (kromě e-mailové adresy a telefonního čísla) dále zpracovávány a uchovávány po dobu 10 let počínaje rokem následujícím po roce, v němž došlo k uzavření smlouvy mezi YFU a Účastníkem.
8. Po uplynutí lhůty uvedené v článku III. odst. 5, odst. 6 a odst. 7 YFU Osobní údaje zlikviduje není-li Účastníkem odsouhlaseno jinak.
9. Účastník je povinen YFU poskytnout pouze pravdivé a přesné Osobní údaje.
10. YFU vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování Osobních údajů.
11. Osobní údaje Účastníků nebudou předávány žádným třetím osobám, do třetí země ani jiné mezinárodní organizaci než je partnerská síť YFU[2].
12. Osobní údaje jsou a budou zpracovávány v elektronické podobě neautomatizovaným způsobem.
13. Účastník bere na vědomí, že jeho Osobní údaje jsou uloženy v datacentrech společnosti Vizus.cz s r.o. www.vizus.cz, a YFU.world - systém je spravován v rakousku firmou Siedl Networks GmbH, www.siedl.net. YFU využívá služby FileFlow - zpracování studentských formulářů a yfu.world - mezinárodní intranet YFU, jejichž provoz je v souladu s evropskými standardy ochrany osobních údajů.
14. Účastník bere na vědomí, že může docházet k ukládání cookies společnosti na jeho zařízení.

IV.         Práva Účastníka související se zpracováváním

1. Účastník má právo svůj souhlas (v případech, kde zpracování Osobních údajů probíhá na základě souhlasu) se zpracováním poskytnutých Osobních údajů kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu se zpracováním Osobních údajů však není možné v rozsahu a pro účely plnění zákonné povinnosti YFU. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu též nemá vliv na zpracování Osobních údajů, které správce zpracovává na základě jiného právního základu, než je souhlas (tj. zejména je‐li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech). Odvolat souhlas lze vyplněním formuláře/odškrtnutím políčka/zasláním odvolání na adresu sídla YFU nebo pomocí odkazu v e-mailové komunikaci.
2. Účastník má dále právo:

a) Být informován o zpracování svých Osobních údajů

• Účastník je oprávněn od YFU požadovat informace, zda jsou Osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou Osobní údaje zpracovávány, má Účastník právo od YFU požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích YFU, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených Osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců Osobních údajů, o oprávněných zájmech YFU, o výčtu práv Účastníka, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných Osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
• Pokud YFU hodlá dále Osobní údaje Účastníka zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Účastníkovi ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.

b) Požadovat od YFU přístup k jeho Osobním údajům

• Účastník je od YFU oprávněn požadovat informaci, zda jsou jeho/její Osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, má přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených Osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní Osobních údajů, informace o Účastníkových právech (práva požadovat od YFU opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji Osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Účastníka, informace a záruky v případě předávání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Účastník má právo na poskytnutí kopií zpracovávaných Osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

c) Na opravu poskytnutých Osobních údajů

• Pokud došlo na straně Účastníka například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za Osobní údaj, má Účastník právo od správce požadovat opravu zpracovávaných Osobních údajů. Navíc má Účastník právo na doplnění neúplných Osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

d) Na výmaz poskytnutých Osobních údajů

• V určitých stanovených případech má Účastník právo požadovat, aby YFU Osobní údaje Účastníka vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. YFU Osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, Účastník se však může na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Žádost Účastníka pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes právo Účastníka na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Osobní údaje Účastníka ponechat) a o jejím vyřízení bude Účastník detailně informován.

e) Na omezení zpracování Osobních údajů

• YFU zpracovává Osobní údaje Účastníka pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud by však Účastník měl pocit, že YFU např. překračuje výše stanovené účely, pro které Osobní údaje zpracovává, může Účastník podat žádost, aby jeho/její Osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly Osobní údaje blokovány. Žádost Účastníka pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informován.

f) podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

• Účastník se může kdykoliv obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování Osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.

3. V případě, že by se Účastník domníval, že YFU provádí zpracování jeho Osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:

a) požádat YFU o vysvětlení a to e-mailem na adresu gdpr@yfu.cz.

b) vznést námitku proti zpracování a požadovat e-mailem zaslaným na adresu gdpr@yfu.cz, aby YFU zajistil odstranění takto vzniklého stavu (např. blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací Osobních údajů). YFU o námitce neprodleně rozhodne a informuje Účastníka. Nevyhoví-li YFU námitce, má Účastník právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno oprávnění Účastníka obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.

4. Účastník může svá výše uvedená práva uplatnit písemně na adrese YFU CZ, z.s., Fastrova 256/24, 162 00 Praha 6 nebo elektronicky na adrese gdpr@yfu.cz.
5. Požádá-li Účastník o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých Osobních údajů, je mu YFU povinno tuto informaci předat neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti.
6. Pokud Účastník uplatní právo na přístup k Osobním údajům v elektronické formě, YFU mu požadované informace poskytne rovněž v elektronické formě.

V.         Závěrečná ustanovení

1. Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováváním Osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Účastníkem a YFU jsou příslušné české soudy.
2. Účastníci, kteří prostřednictvím registračního formuláře poskytnou své Osobní údaje za účelem uzavření smlouvy s YFU či poskytnou souhlas se zpracováním Osobních údajů tak činí dobrovolně, svým jménem a YFU jejich činnost nijak neřídí.
3. Znění Zásad může YFU změnit či doplňovat. O každé takové změně YFU informuje Účastníky e-mailem nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn.
4. Tyto Zásady vsotupily v platnost a účinnost dne 25.5. 2018.